כלים למנהלי מוצר

דרך טובה להתחיל בפיתוח מוצר היא באמצעות קביעת כל הדרישות, הרעיונות והצעדים האסטרטגיים במסמך אפיון מוצר, או דרישות מוצר, Product Requirement Document, נסביר על כך במאמר זה.

אסטרטגיה ללא ביסוס במסמכים היא הבטחת סרק. כל ניצחון בקרב מתחיל בתכנית מקוצרת, אך יציבה. ועם יד על הלב, איזה מנהל מוצר לא חלם להפוך לאסטרטג גדול…?
הבה ונתחיל מהגדרת הסיבות שבעטיין PRD מסייע להצלחת ניהול המוצר ומרכיבי המפתח שלו.

מהו PRD?

PRD הוא סוג של מסמך ויזואלי המכיל את הפונקציונאליות הבסיסית של המוצר הנמצא בפיתוח. המסמך מסייע גם למנהל המוצר להגדיר את סדר הפרויקט ואת כל תנאי המשימות השונות.

המשימות והעניינים העומדים לנגד עיניו של מנהל המוצר יכולים להפוך בקלות למעגל של בעיות סבוכות, שעלולות להוביל להשלכות איומות. לכן, מוטב להתחיל מ-PRD איכותי, על מנת להימנע מנפילה לרוטינה במשימות ניהול המוצר, ולהתמודד ביעילות עם בלבול.

יש לשים לב להבדל בין PRD ל-MRD, שהוא מסמך דרישות השוק, או Market Requirement Document. השוני הוא פשוט: MRD מתאר את ההזדמנות או את צרכי השוק, בעוד שה-PRD קשור למוצר, המתייחס להזדמנות או לצרכים.

מדוע PRD כה חשוב למנהלים?

הימצאותה של תמונה שלמה של ההתרחשויות היא תמיד דבר נוח. PRD הוא סקירה כללית של פרטי הליבה החשובים הדרושים לפיתוח פרויקט פוטנציאלי. המסמך כולל יעדי מפתח, מטרות, עקרונות יישום, תוצאות מיוחלות, מסגרת הזמן הנדרשת וכל דרישה טכנית נוספת. כאשר מנהלי מוצר מפרטים את דרישות המוצר במסמך, הם יכולים לצפות בעיות אפשריות ולמנוע מהן לצוץ.

מדוע מנהל מוצר מצליח זקוק ל-PRD? מכיוון שמטרתו העיקרית של PRD היא להגדיר את המוצר שרוצים ליצור – מתכליתו ועד לפיצ׳רים ולפונקציונאליות שלו. מסמך זה אינו רכושו הפרטי של מנהל המוצר, משום שעליו להיות משותף עם הצוותים הטכניים והעסקיים: מסמך PRD מעוצב היטב מספק הנחיות ברורות להשגת מטרות המוצר, ביצירתו הבנה משותפת בין הצוותים העסקיים והטכניים.

יתרונות וחסרונות ה-PRD

מנהלים מדגישים את היתרונות הברורים שביצירת PRD איכותי. ואולם, יש כאלה שמציינים כמה חסרונות הגלומים בדבר. הנה הם:

יתרונות ה-PRD

-משלב בין כל הצעדים בתמונה השלמה של המוצר, ביחד עם האפשרות לכלול או להשמיט פיצ׳רים ולזהות מבעוד מועד בעיות פוטנציאליות
-ממחיש כמה זמן יהיה דרוש לתהליך פיתוח הפרויקט
-מסייע להבנת התקציב הנדרש לפיתוח הפרויקט
-מפתח הבנה הדדית מקיפה בין הלקוחות לבין צוות הפיתוח

חסרונות ה-PRD

-צורך מזמנו של המנהל, לשם זיהוי ורישום כל הדרישות לפרויקט
-צורך כסף לפיתוח מסמך מפורט הכולל את כל האפיון

מה דורשת תבנית PRD איכותית?

להלן רשימת רכיבים שעל כל PRD לכלול, כאשר כל חלק בתבנית זו חשוב בדרכו שלו. שכל אלה יוצרים שלם מלוכד, התוצאה עשויה לשנות את מהלך העבודה של ניהול המוצר:

-מטרות
-רכיבי מפתח
-User Flow
-פרטים אודות כל צעד ב User Flow
-אנליטיקה
-פיצ’רים עתידיים

כיצד ליצור PRD מעולה?

הטיפים הבאים כוללים צעדים שאינם פשוטים לביצוע, אך בהחלט יסייעו לכם ליצור מסמך ניהול מוצר אפקטיבי. מובן שכל נקודה תלויה במוצר שלכם ובמורכבותו, אך היו סמוכים ובטוחים שכל צעד ניתן להתאמה לצרכיכם.

הקדמה (מטרות ויעדים): הצעד הראשון בהחלט בדרך ליצירת מסמך צריך להיות קשור למטרותיכם. זהו המקום בו אתם מציעים לקוראים אינפורמציית רקע, שתעזור להם להבין מהו המוצר.
שאלו את עצמכם: מיהו קהל היעד של המוצר שלכם? מהי הבעיה הגלובלית שאתם מנסים לפתור? מהן מטרות המוצר? וכן הלאה. כאן אסור להציג שום ספק, רק הבנה ברורה של הצורך ושל האופן בו המוצר נותן לו מענה.
באפשרותו של מנהל המוצר לייצר הצעת ערך ברורה ותמציתית, שתתקשר בקלות עם כולם – חברי הצוות, מנהלים ביצועיים, לקוחות, מנהלי מכירות ועוד.

רכיבים: בשלב זה, עליכם לרשום את חלקי המפתח של הפיצ׳רים של המוצר. הדבר יספק לקורא תמונה בנוגע לדברים בהם יתרכז ה-PRD בהמשך.

תיאור ה User Flow: זהו השלב בו תגדירו את דרכם של הלקוחות צעד אחר צעד. על שלב זה לכלול פרטים אודות האופן בו משתמשים יעברו כל שלב בדרך.

פרטים אודות כל צעד ב User Flow: לאחר הגדרת המטרות, הרכיבים וה-user flow, הגיע הזמן לקבוע את מאפייניו של כל עמוד. עליכם לשרטט את האלמנטים של כל פיצ׳ר שעליו אתם עובדים ואת כל המצבים השונים שעשויים להתקיים.

אנליזה: שיתוף פעולה בקרב חברי הצוות הוא חיוני במהלך כתיבת ה-PRD. חשוב גם להבין מה המשתמשים עושים, על מנת לשפר את הפיצ׳רים. עליכם לעבוד עם סוגים שונים של שאלות והיפותזות על מנת לנתח את המוצר שלכם.

פיצ’רים עתידיים: על ידי הגדרת הפיצ׳רים העתידיים, הצוות יבין כיצד המוצר יכול להתפתח עם הזמן. כמנהלי מוצר, יש לכם לבטח יותר תובנות אודות המוצר מאשר לאחרים. לכן, עליכם לחלוק את הידע הזה עם הצוות, כדי לסייע לו לפעול במהירות רבה יותר.

כיצד ליצור PRD מעולה?

ניתן להפיץ את המסמך על כל שלביו באמצעות Google Doc פשוט או אפילו בקובץ אקסל. ואולם, במאה ה-21 צעדים גלובליים ואסטרטגיים רבים נעשים באמצעות כלים ושירותים ידידותיים.  

Roadmap יכסה את כל הצרכים הניהוליים שכם, ויקל על הדרך ללכידת אסטרטגיית ודרישות המוצר ולתקשורת עם הצוות. לא משנה אם בכלי האסטרטגי הזה משתמש מנהל מוצר אג׳ילי או אם מדובר ב-roadmap שיווקי – הפונקציונליות שלו תספיק ליישום אסטרטגיות ארוכות טווח ותוכניות יומיות כאחד.

מסקנות

ככל שתעבדו באופן מפורט יותר על ה-PRD, כך תתארו טוב יותר את המוצר שאתם בונים. הדבר יסייע לצוות שלכם, כמו גם למחלקות המכירות והשיווק, לחבר את הפאזל לכדי תמונה אחת.
אל תהססו להקדיש זמן ליצירת PRD איכותי, כמפורט במאמר זה. הדבר ללא ספק יהיה לכם לעזר.

לבניית מוצר טוב יותר ולמען תהליך לקיחת החלטות חלק יותר, חשוב מאוד להבין היטב מיהם בעלי העניין בשלב מוקדם מאוד של הפרויקט. מכיוון שלבעלי עניין שונים יש סדרי עדיפויות שונים וציפיות שונות, הבנה עמוקה של בעלי העניין היא משמעותית ביותר להצלחת או לכישלון המוצר.

במהלך השלבים השונים של מחזור חיי המוצר, מנהלי מוצר נדרשים לתקשר באפקטיביות את חזון המוצר, את ה-roadmaps האסטרטגיים שלו ורעיונות אחרים לבעלי עניין מגוונים. האתגר הוא לזהות עם מי יש לשתף עדכוני פרויקט ומוצר, מכיוון שבעלי העניין עשויים להתחלף במהלך חיי המוצר. 

לאור כל אלה, בנוגע לכל פרויקט חדש כדאי להשקיע זמן ומאמץ על מנת לפענח מי בעל עניין בו, את מי צריך לנהל ואת מי צריך רק ליידע. זיהוי בעלי העניין וההבנה כיצד יש להביא את הדבר לידי ביטוי במפת בעלי העניין הוא כלי התומך בעבודתו של מנהל המוצר.

ראשית, יש לזהות מי בעל עניין במוצר. התשובה לכך היא: כל אדם בתוך או מחוץ לארגון שיש לו עניין במוצר ובהצלחתו ויכול להשפיע על החלטות הקשורות למוצר. בעלי עניין מושפעים מהמוצר בעקיפין או ישירות.

שנית, עליכם להבין מתי תדרשו להקדיש זמן לזיהוי בעלי עניין. כאשר מדובר בחברת סטארט-אפ, ייתכן ואין צורך בשרטוט מפת בעלי עניין מפורטת, משום שבמרבית המקרים מנהל המוצר יהיה מקושר היטב וינהל ישיבות עדכון על בסיס קבוע בנוכחות כל בעלי העניין הרלוונטיים, כמו ה-CEO או VP התפעול השיווקי. לעתים, בעסקים קטנים יותר, מנהלי המוצר משיגים את צרכיהם באמצעות כתיבת פרסונות או פרופילי משתמש, ואין להם צורך במיפוי בעלי עניין.
אבל כשארגון גדל ומתרחב, הצורך בפגישות קבועות עם בעלי העניין הרלוונטיים עשוי להציב בפני מנהל המוצר אתגר. לעתים קרובות מנהלי מוצר אחראיים לתהליך התקשורת סביב מחזור חיי המוצר ונדרשים לוודא שכל האנשים הרלוונטיים נמצאים ב״לופ״ התקשורת שלהם, בעיקר בנוגע לתהליך פיתוח המוצר, שדורש אישורים מבעלי העניין המתאימים.

זיהוי של בעלי עניין יכול להיות מאתגר ואינו תמיד נחשב לעבודתו המקובלת של מנהל המוצר, אבל ראוי שייחשב לחלק מהתפקיד באופן סטנדרטי, בכדי לשרטט תכניות בצורה שתביא להצלחת המוצר ועל מנת ליישר קו באפן קבוע בין מחזור פיתוח המוצר למטרות הארגון.

ייתכן וכבר חוויתם ישיבה גדולה בנוכחות אנשים רבים (20-25, לערך) הנחשבים לבעלי עניין, אשר הסתכמה בניהול תקשורת מורכבת. במקרים כאלה, רשימה ברורה של בעלי העניין מעניקה למנהלי מוצר הזדמנות לקבוע צוות ליבה וצוות מורחב, לניהול ישיבות אפקטיביות יותר ועל מנת להבטיח שהאנשים הנכונים נוכחים בישיבה, במקום לבזבז את הזמן על נוכחים נוספים. קבוצה קטנה מאפשרת את הסברת המצב לבעלי העניין באופן המוביל לתקשורת דו-כיוונית טובה יותר.

הדבר השלישי שיש להבין הוא יתרונות הבהירות מול בעלי העניין. תקשורת אפקטיבית וקבלת אישורים מבעלי העניין הנכונים תעזור לזרז את הפרויקט ותתמוך בהקצאת המשאבים, כשיהיה בכך צורך. בדיקות מול האנשים הנכונים הם המפתח עבור מנהל המוצר לבניית הסכמה ולקבלת אישורים לצעדים קדימה, בכיוון הנכון ובמהירות.

למשל, בפרויקט ניהול מוצר מומלץ ליישר קו בשלב מוקדם בנוגע להצהרת הבעיה (Problem Statement), לאחר מכן ליישר קו בנוגע לפתרונות העסקיים המוצעים ולבסוף ליישר קו בנוגע לפתרון המוצר. מכיוון שעל הארגון לקבל אישור של בעלי העניין בנוגע לכל שלושת השלבים הקריטיים הללו, יש ערך לשקיפות מלאה ביחס לגורמים שמהם יש לבקש אישורים להבאת מוצר לשוק, משום שהדבר יהפוך את תהליך המוצר לחלק הרבה יותר.

זיהוי בעלי עניין – התהליך לזיהוי בעלי העניין האמיתיים

צעד ראשון – סיווג צוות המוצר: פרקטיקה טובה היא להתחיל מלפצל את כל שיתופי הפעולה שלכם במסגרת הפרויקט באופן שיוצג מיד, מה שיסייע לכם להקטין את הפגישות המונות 20 איש ומעלה לקבוצות קטנות בנות פחות מ-10 משתתפים:

מסייעים/מקלים: משתפי פעולה שמקלים על הפרויקט, למשל מנהלי פרויקטים, אנשים שיסייעו למנהל המוצר להשיג גישה קלה למועצת המנהלים או כאלה שיעזרו בנוגע לישיבות ההנהלה.

אנשים שעובדים על הפרויקט: כאלה שעובדים על הפרויקט באופן מעשי, כמו מפתח תוכנה, מנהל מוצר, בודקי QA וטכנאים.

בעלי עניין: כל האנשים שיש להם עניין במוצר, כפי שפורט בתחילת המאמר – פנימיים וחיצוניים כאחד, ובהם משתמשים, לקוחות, VP ומנהלי C-level.

בעלי עניין מרכזיים: חברי סגל המחזיקים בדרגה הגבוהה ביותר של סמכות ועניין במוצר. אנשים אלה הם מקבלי החלטות.

צעד שני – צלילה פנימה: הבחנה בין בעל עניין לבעל עניין מרכזי

– סקרו את רשימת כל האנשים מצוות הפרויקט לאחר שסווגו, והתמקדו ברשימות בעלי העניין ובעלי העניין המרכזיים בפרויקט.
– רשמו את שמותיהם ואז שאלו את עצמכם – מי מהם לא יוכל לישון היטב בלילה אם הפרויקט ייכשל? התשובה צריכה לכלול מספר מוגבל מאוד של בעלי עניין (5-8) וזוהי שאלת המפתח שעליה צריכים מנהלי מוצר להשיב לטובת הצלחת הפרויקט.
– ערוץ התקשורת לבעלי העניין המרכזיים צריך תמיד להיות פתוח, ויש לתת לו את מירב תשומת הלב משך כל מחזור חיי המוצר.

עם התקדמות המוצר שלכם, ישתנו בעלי העניין ובעלי העניין המרכזיים כאחד. למשל, בשלבי הפיתוח המוקדמים, סביר יותר להניח שה-CTO יהיה בעל עניין מרכזי, ובשלב המסחור – צוות ההובלה השיווקית ידרוש הרבה יותר בדיקות קבועות ותמיכה מצד מנהל המוצר, על מנת להתאים את המשימות סביב אפקטיביות המוצר.

המפתח להצלחתכם הוא לזהות את בעלי העניין המרכזיים ולהגדיר בשלב מוקדם את מטריצת ההצלחה האישית שלהם. בעולם אידיאלי, ההערכה תבוצע בסדרה של ראיונות עם כל בעלי העניין שברשימתכם, על מנת להבין את מחשבותיהם אודות האלמנטים הבאים:

– כיצד הם מגדירים את הצלחת המוצר.
– כיצד נראית בעיניהם ההצלחה, במבט של 6-12 חודשים קדימה.
– מהו העניין שלהם במוצר.

במהלך הראיונות, על מנהל המוצר לקבל תחושה בנוגע למטריצת ההצלחה של כל אחד מבעלי העניין, 6-12 חודשים קדימה. ואולם, על מנת שהמוצר יצליח ויהיה מיושר קו עם מטרות בעלי העניין, כדאי להוסיף שערוך – בייחוד בנוגע למטריצת ההצלחה – כעבור 6-12 חודשים, לפחות מול בעלי העניין המרכזיים, שכן מטריצה זו יכולה להשתנות בחלוף הזמן.

מסקנות

זיהוי בעלי העניין על ידי מנהל המוצר הוא חיוני להצלחת המוצר, ומאמר זה מסביר כדי ניתן לזהותם ולהפיק מהם את מירב התועלת עבור המוצר.